После того, как вы потратили несколько месяцев на поиски нового помещения для своего офиса, наконец-то вы вам улыбнулась удача! Вы подписали договор аренды на офис своей мечты (или приобрели его в собственность). Скоро начнется новая глава в истории вашей компании, и, несомненно, и вы и ваши сотрудники очень взволнованы по этому поводу.
Теперь, когда новый офис у вас уже есть (в полностью отремонтированном и готовом к въезду состоянии), осталось дело за «малым». В новый офис нужно переехать. Как показывают опросы, три четверти компаний среднего и малого бизнеса опасаются того стресса, с которым им придется столкнуться. И если вы переживаете, насколько успешно всё сложится для вас – вы не одиноки.
Мы хотим поделиться несколькими простыми наблюдениями и решениями, что же необходимо сделать, чтобы переезд прошел «как по нотам». Полное Руководство по переезду от ABLogistika– также к вашим услугам.
Шаг 1. Планирование, планирование и … еще раз планирование
«Провалом в подготовке вы готовитесь к провалу.» Бенджамин Франклин
Это именно то, что ярко характеризует ситуацию с офисным переездом. Оценивая процесс от «А» до «Я»: от выбора качественного объекта недвижимости и согласования условий договора аренды до завершения отделки и осуществления перевозки вещей и оборудования, — процесс иногда может затянуться на целый год. Недостаток подготовки серьезным образом повлияет на работоспособность вашего бизнеса: заблаговременное планирование просто необходимо. Именно такой подход позволит вам эффективно управлять различными стадиями процесса переезда.
Сформулируйте для себя план-график проекта с включением каждой стадии процесса переезда офиса (например, прекращение договора аренды или дата завершения отделочных работ), определите руководителя команды и сформируйте команду проекта. В ходе процесса планирования рекомендуется собрать как можно больше информации о новом офисном помещении. Возможно, существуют какие-то скрытые проблемы, которые необходимо решить до въезда в помещения: нехватка мест для хранения или потребность в косметическом ремонте.
Подобного рода задачи обычно «съедают» ваше время. Именно поэтому так важно, чтобы вы смогли запланировать их заранее. Вам также будет необходим план рассадки нового офиса и расстановки оборудования. Да, конечно, даже идеально составленные планы на практике могут преподнести сюрпризы. Однако если у вас есть общее понимание того, что вам необходимо сделать, то это может оказаться вам на руку с точки зрения процесса переезда в целом.
Как составить план и ничего не упустить? Мы с готовностью вам в этом поможем: www.ablogistika.ru
Шаг 2. Привлекайте экспертов к перевозке имущества и оборудования
При перевозке значительных объемов мебели и оборудования в новый офис составляется инвентарный список того, что будет разобрано, упаковано, загружено и отправлено по новому адресу. К сожалению, даже в ходе очень успешного переезда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и нанесен ущерб имуществу Заказчика. Профессиональные мувинговые компании гарантируют, что всё имущество Компании переедет в ваш новый офис в целости и сохранности: при возникновении проблем именно муверы располагают опытом, необходимой экспертизой и ресурсами для оперативного разрешения ситуации. Каждый проект получает своего куратора или менеджера проекта, что снимает с Заказчика излишний стресс и дополнительную нагрузку в виде личной ответственности за процесс переезда.
Если ваш офис не такой большой, вы можете справиться с задачей переезда самостоятельно. Мы в этом уверены. Мы также уверены в том, что иногда стоит передать эту ответственную задачу в руки профессионалов. Есть ряд причин, по которым помощь мувинговой компании не будет лишней: от правильной упаковки вещей и оборудования до разбора архивов, перевозки их на хранение или профессиональное уничтожение, уборки после строительных работ или генеральной уборки после переезда, демонтажа и монтажа мебели, упаковки и перевозки IT-оборудования и т.д.
После переезда у вас образуется мебель, которая становится ненужной? Вам нужен профессиональный IT-переезд? Мы с готовностью поможем решить эти задачи. Задавайте вопросы и посетите наш сайт: www.ablogistika.ru.
Шаг 3. Предупредите клиентов о том, что вы переезжаете
Когда дата переезда «высечена в камне», очень важно, чтобы об этом узнали ваши клиенты. «День Х» и дни до и после него будут по-настоящему трудными для Компании с точки зрения осуществления ежедневной рутины. Придется одновременно паковать коробки в старом офисе, продолжать работать с клиентами и обустраиваться в новом офисе. Возможно, лучшее решение — отложить встречи с клиентами в офисе Компании на чуть более поздний период. Предложите им встречи на нейтральной территории. Не забудьте уведомить ваших клиентов и партнеров о смене адреса, обновите информацию на сайте, в соцсетях, на информационных порталах, в подписях сотрудников, на шаблонах документов и договоров, а также на визитных карточках.
Переезд офиса Компании, возможно, один из наиболее сложных опытов с точки зрения прохождения бизнеса и сотрудников через интенсивную стрессовую ситуацию. Тем не менее, составив детальный план, привлекая в проект специалистов по мувингу и информируя своих клиентов о новостях Компании заранее, вы уберете негативные последствия и гарантируете, что переезд пройдет как можно более гладко.
В этом и состоит искусство удачного переезда!