Поздравляем! Сегодня – «День Х», или День Переезда. Переезд в новый офис – это отличная возможность для нового старта. Хотим познакомить вас с теми преимуществами, которые переезд в новый офис создает для вашей компании.
Если для вас пришло время развернуть проект по переезду офиса, то мы уверены, что вы на собственном опыте или опыте ваших vis-a-vis из других компаний знаете, насколько сложным и наполненным стрессом может быть этот опыт. И как много ям и подводных камней вас ожидает на пути переезда. Тем не менее, переезд вашего бизнеса в новое помещение – это волнительное и прогрессивное время. Полагаем, что именно так и нужно отнестись к этому процессу.
Переезд офиса случается по ряду причин – от расширения или сокращения бизнеса компании и даже смены городов. Тем не менее, вне зависимости от причин, это возможность отпраздновать вместе с вашим персоналом новый этап жизни вашей Компании. От смены дизайна интерьера вашего офиса до внедрения инновационных пространств для работы, переезд офиса может стать катализатором для смены имиджа компании, а не просто легкой косметической процедуры по обновлению бренда.
Отдать на аутсорс такие вопросы как планирование нового пространства и переезд – самый кратчайший путь к тому, чтобы избежать лишнего стресса и напряженности процесса. И тогда путешествие вам непременно понравится, и все вложенные усилия непременно вернутся сторицей.
Переезд офиса может сподвигнуть компанию на переоценку технологии работы; мотивировать и вдохновить персонал на достижение новых результатов; изменить восприятие публики, сотрудников и клиентов в отношении бизнеса Компании; открыть новые пути для сокращения расходов.
Давайте посмотрим на преимущества, которые принесет офисный переезд вашей Компании.
Планируйте переезд
Чем раньше вы начнете планировать переезд, тем лучше. Заполучив нужное время, чтобы самому дирижировать процессом переезда или привлечь к этому внешнего подрядчика, вы оцените тот факт, кто никуда не спешите и можете спокойно принимать решения или не действовать второпях. Если вы решаете контролировать и организовывать процесс самостоятельно, то обязательно убедитесь в том, что вам необходимо, сформулируйте бюджет и временные рамки проекта. Мы уверены, что более эффективно будет запросить содействия профессиональных перевозчиков: такие компании специализируются на офисных переездах, могут дать рекомендации по тем консультантам, кто подберет вам новый офис, окажет услуги по дизайну интерьера и общестроительным работа, позаботятся о планировании и реализации работ по переезду, включая IT-переезд, организуют работы по уборке помещений за выездом и после осуществления общестроительных работ.
Вы выбрали достойного профессионала для организации переезда? Чтобы быть в этом твердо уверенным, обязательно проделайте исследовательскую работу. Посмотрите, какие компании обслуживают ваших коллег-конкурентов или компании подобного размера. Запросите рекомендательные письма или описание реализованных проектов. Чем больше опыта у мувинговой компании, тем спокойнее будет ваш переезд.
Использование внешнего поставщика услуг – гарантия того, что о вашем проекте позаботятся с начала и до конца (и даже после завершения работ по проекту): решения будете принимать вы, но основная работа и ответственность ляжет на плечи вашего подрядчика.
Укрепите значение своего бренда
Офисы – это основной инструмент сторителлинга, если можно так описать взаимоотношения бренда и клиентов. Они отражают то, каким является ваша компания: как только вы попадаете в чей-то офис, вы сразу же можете ответить себе на вопрос, насколько это бренд молодой и рисковый или придерживается более традиционных взглядов. Те, кто не знаком с вашим бизнесом, смогут многое узнать о вашем бренде по организации офисного пространства. Именно поэтому переезд дает вам шанс пересмотреть свой взгляд на бренд и изменить его «картинку» во внешнем деловом пространстве.
Стиль, тональность и цели, которые транслирует бренд компании, могут подвергаться изменениям с развитием компании. И как только ваш офис меняет свое местоположение, у вас появляется возможность внести корректировки в эстетику пространства. Так, вы транслируете в деловое сообщество четкое послание о том, что представляет собой ваша компания на данном этапе развития.
Здание, дизайн интерьера, расположение и стилистика, которую вы выбрали – вот ключевые факторы в создании тональности вашего бренда и отправке нужного послания вашим клиентам и партнерам. Компании, которые оказывают профессиональные услуги в сфере дизайна офисных интерьеров и перевозки офисов, также смогут поделиться с вами качественными инсайтами, как привлечь к себе правильную аудиторию.
Внедряйте инновационные подходы к работе
Новые методики, включая бережливую работу и коллективный разум, может быть не так-то просто будет внедрить в традиционном, перегруженном старым опытом, офисе. Но как только вы решительно возьметесь за штурвал и начнете прокладывать себе путь вперед, возможности положительного развития событий многократко увеличатся. Если существуют некоторые новые теории и техники, которые вы хотели бы опробовать, то вы сможете задействовать их еще на этапе строительных работ в новом офисе или даже его проектирования.
Создание пространств с открытой планировкой, небольших акустически защищенных помещений, зон хотеллинга (hot-desking) и мини-кухонь или кафетериев для гастрономических перерывов сотрудников станет еще более доступным: у вас есть «чистый лист» — новое пространство офиса, с которым вы теперь можете активно поработать. И вы сможете увековечить на нем свое имя и внести свои идеи по стилистике.
Сотрудники также могут ожидать полного обновления пространства и духа компании с переездом в новый офис и новое здание: это отличный шанс начать внедрять новые и инновационные подходы к работе.
Растите свою компанию
Больше пространства (или меньше пространства, в зависимости от планов компании на переезд и реструктуризацию бизнеса), более интересный офис или лучшее месторасположение. Все эти факторы говорят о том, что вам будет легче внедрять изменения в человеческий капитал компании и, возможно, даже его обновить. Вы можете оказаться рядом с новыми источниками талантов (крупные компании со значительным штатом), или в новом офисе будет достаточно места для того, чтобы взять в команду новых специалистов. Так или иначе, переезд офиса открывает новые двери к улучшению человеческого капитала компании.
Компания, которое только что переехала в лучшее, более яркое и заметное офисное пространство, выглядит более привлекательно в глазах как перспективных сотрудников, так \и клиентов. Это и есть тот «сигнал успеха», уверенности в собственной стратегии и собственных силах и динамики: вы не остаетесь в стороне и не позволяете своей компании впасть в рутину.
Измените рабочее пространство: как это сделать правильно
Переезд офиса может стать для ваших сотрудников очень чувствительным моментом: это происходит тогда, когда в компании назревают значительные изменения. Приуроченные, в том числе, и к смене офисного помещения. Будет проще заключить контракт с мувинговой компанией, которая комплексно и профессионально подойдет к решению данной задачи. Этому существует несколько объяснений: опыт и экспертиза, полученные знания о том, как правильно организовать процесс, и чуткость.
Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники получили несколько различных уведомлений о том, что им предстоит. Дайте им возможность обсудить новости: чем более включенным будет персонал, тем быстрее он примет вашу сторону в данных изменениях. Вы можете поинтересоваться их мнением о выборе новых мест расположения для офиса (особенно, когда есть варианты для выбора), о дизайне новых помещений и даже планировке. У сотрудников могут возникать отличные идеи о том, как структурировать интерьер, чтобы помочь им максимально эффективно выстроить их рабочий день. Или просто выбрать качественные и полезные для здоровья офисные кресла.
Вы можете обнаружить, что когда вы начинаете изменять пространство, в котором работают ваши сотрудники, процесс превращается в сильнейшую мотивацию. Именно это вдохновляет членов вашей команды на проактивную работу и создает фон положительных ощущений в отношении компании в целом. Переезд офиса предоставит вам возможность оценить, как ваши сотрудники взаимодействуют друг с другом. И как они общаются. Это движение также дает вам возможность восстановить и построить вновь культуру вашей компании.
Изменение рабочего пространства – важная составляющая процесса переезда. И когда она отработана на все 100%, то и всё путешествие в новый офис проходит максимально гладко и безболезненно.
Сократите расходы
Один из самых интересных моментов процесса переезда офиса – возможность оценить ваши финансовые показатели. От коммунальных платежей до покупки канцтоваров – пройдитесь по всем вашим поставщикам и посмотрите внимательно, где и как вы можете сократить ненужные расходы. И как можно улучшить показатель возврата инвестиций, принимая во внимание вложенные вами средства.
Пересмотрите своих существующих поставщиков, запросите предложения от других компаний. Простое сравнение и изучение новых возможностей может повлечь за собой значительную экономию на много лет вперед.
Обязательно посмотрите на те технологические решения, которые использует ваша компания: переезд офиса – отличная возможность «пересесть» на более эффективные и производительные технологии. Так вы не только сэкономите время, но и деньги. Свои и вашей команды. Во время переезда самое благое дело – внедрить новые решения и поменять оборудование.
Новый офис – новое начало
У нас нет ни единого желания сказать, что переезд офиса – дело простое. Но очень рекомендуем относиться к процессу без тени негатива. Эта задача – не дракон, поглощающий ваше время. Переезд дает вам возможность реформировать свой бизнес, мотивировать персонал и даже сэкономить немного денег. Он также дает вам возможность оценить ключевые ценности вашей компании.