Понимание того, как перевезти офис без ущерба бизнес-процессам компании и снижения эффективности ее сотрудников – это один из самых сложных вызовов. Тем не менее, при наличии правильного плана и верных инструментов и материалов вы можете перевезти работающую компанию, не причиняя особых беспокойств ходу производственного процесса. Более того, вы сможете обнаружить много всего неожиданного, когда начнете составлять план переезда.
Профессионалы «АБ-Логистика» собрали для вас идеи и подсказки, а также важные размышления о том, как перевезти действующий офис компании.
Составьте план
Уже на самом раннем этапе проекта составьте план, следование которому позволит нанести минимум ущерба операционной деятельности компании. Организуйте встречи с ключевыми игроками вашей проектной команды и составьте список дел, вернее — много списков. Отметьте, что необходимо организовать, скоординировать и физически переместить. Учтите все факторы.
Проведите визуальную инвентаризацию
Можно физически начать процесс планирования, перемещаясь по офису и визуально оценивая, что представляет собой имущество компании, которое подлежит перемещению в новый офис:
·
Сколько предметов и имущества (по списку) требуется переместить в новый офис?
·
Как быть с офисной мебелью и оборудованием? Утилизировать? Продать? Перевозить? Особое внимание обращаем на крупногабаритные предметы и оборудование.
·
Не забудьте про Руководство к действию.
·
Очень важно правильно рассчитать примерный объем папок с документами и личных вещей с рабочих мест.
·
Перегородки у рабочих мест необходимо демонтировать и собрать в новом офисе.
·
Как быть с электронным офисным оборудованием, включая компьютеры, телефоны, мониторы, ТВ-плазмы, проекционное оборудование и т.д.? Утилизировать? Продать? Перевозить? Полностью или частично?
Рассмотрите возможность замены старого на новое
Очень важно принять стратегическое решение о том, что вы НЕ планируете перевозить в новый офис. Переезд – возможность утилизировать мусор и ненужное имущество. Это способ сэкономить время и деньги (меньший объем имущества для перевозки — меньше расходов).
Переезд – время для внедрения инноваций или модернизации существующего оборудования. Например, вы можете утилизировать старые, некомфортные офисные кресла и приобрести новые. Новая мебель может обойтись дешевле, чем перевозка старой на новое место. Дополнительные преимущества: ваши сотрудники получат мотивационный допинг в виде новой мебели. Когда речь заходит об офисном оборудовании, то его старые образцы могут потребовать больше усилий на восстановление и обслуживание. Плюс они не предложат тех инновационных решений, которые зашиты в новых моделях.
Покупка нового оборудования сможет облегчить координацию вопросов по переезду. Если существует возможность установить сети и оборудование в новом офисе заранее, то переезд будет менее проблематичным.
Рассмотрите возможность утилизации (разборки или дарения) оборудования, которое подлежит замене. Это позволит получить зачет по расходам на благотворительность. Об этом мы написали в нашем кратком исследовании о Политике утилизации офисной мебели и имущества.
Ведите учет всех шагов по проекту переезда в специальной программе или таблице
Составьте список всего того, что вы планируете перевезти из старого офиса в новый. Достаточно будет очень детального списка. Как только вы сформулируете четкую идею о том, что подлежит перемещению в новый офис, вы сможете приступить к организации переезда. Теперь вам не составит труда подсчитать, сколько упаковочного материала вам потребуется, насколько большим должен быть грузовик, сколько по времени займет переезд.
Детальный список поможет гарантировать то, что всё имущество будет перемещено на новый объект на свои «новые места», без угрозы потерь.
Создайте график переезда, обозначьте крайние даты
Разработайте реалистичный план действий по переезду:
·
Сколько времени осталось до освобождения текущего офиса и выхода из существующего договора аренды?
·
Не совпадают ли сроки переезда в новый офис (даты начала аренды в новом офисе) и срока аренды в существующем?
·
Если вы постепенно погрузитесь в процесс, то вам и вашей команде будет легче продолжать двигаться в своей ежедневной рутине и бизнес-процессах.
Вне зависимости от этого, вам необходимо самим выделить и поручить членам своей проектной команды запланировать достаточно времени на то, чтобы разобраться со всеми делами и завершить упаковку личных вещей и основного имущества компании до даты переезда.
Если сможете, запакуйте своё имущество заранее
Если у вас есть предметы, которые можно сразу же убрать в коробки (предметы, которые не понадобятся для ежедневной работы), то распределите правильно свою ежедневную нагрузку и запакуйте свои вещи заранее.
Закажите правильную упаковку
Когда дело доходит до реального процесса упаковки, есть ряд «инструментов», которые помогут вам качественно и быстро стравиться с подготовкой имущества к переезду:
·
Рулоны с воздушно-пузырчатой пленкой и /или бумага для упаковки
·
Упаковочная пенная крошка
·
Различные по размерам варианты картонных коробок, в которые упаковывается имущество, компьютеры и мониторы
·
Скотч и диспенсеры
·
Маркировочные этикетки
·
Маркеры
·
Тара для защиты лифтов, коридоров и перегородок
·
Стрейч-пленка
·
Передвижные тележки и слайдеры («собаки»)
Используйте разноцелевые и разноразмерные картонные коробки
Да, конечно же, коробки вам обязательно понадобятся! Мы всегда подскажем, какие коробки и каких размеров есть у нас в наличии, и для чего они предназначены. Подсчитайте (вместе с нами), как много коробок такого-то размера вам понадобится. Для тяжелых и хрупких предметов есть свои виды упаковки и особой защиты: мы вам о них расскажем.
Не стоит приобретать картонные коробки только большого размера. Коробки малого (среднего) размера отлично подойдут для упаковки личного имущества: их легко поднимать и переносить. Более плотные, но небольшие по размеру справятся с задачей по сохранению и перевозке файловых папок с документами: бумага весит достаточно много.
Обязательно маркируйте все коробки фирменными этикетками: проект, ФИ владельца, этаж или департамент, место расположения на плане и т.д. Это ускорит и облегчит процесс распаковки. Есть те, кто использует этикетки с цветовой маркировкой, распределяя имущество по разным зонам нового офиса.
Пакуйте правильно
При переезде офиса гораздо дороже будет стоить заменить ценные предметы и имущество, чем правильно его упаковать, подготовить к переезду и переместить на новое место.
Воздушно-пузырчатая пленка и упаковочная пенная крошка способны нужным образом защитить ваши самые ценные предметы. Упаковочная бумага или стрейч-пленка – также довольно экономичный выход из сложной ситуации.
Используйте более плотные коробки для хрупких и тяжелых предметов: такая коробка сама по себе не разорвется и не раскроется. Электронное оборудование, такое как компьютеры, мониторы и ТВ-плазмы, должны быть обернуты в воздушно-пузырчатую пленку, закреплены скотчем и помещены в специальные короба (возможно, в коробки из-под ТВ-плазм).
Мебель стоит закрыть защитным картоном (защитить картонными уголками) и стрейч-пленкой: так вы избежите попадания грязи и образования вмятин. Используйте скотч, чтобы запечатать все коробки и маркировочные этикетки для обозначения их содержимого.
Координируйте прокладку сети в новом офисе
Необходимо запланировать не только физическое перемещение оборудования в новый офис, но и прокладку коммуникаций, и подключение данного оборудования к сети нового офиса. Т.е. необходимо спланировать полноценный IT-переезд офиса. Когда и как это можно сделать? Можно ли избежать или минимизировать простой?
Итак, принимаем во внимание весь объем оборудования: сервера, слаботочную систему, внутреннюю сетевую разводку. Не стоит забывать о системе безопасности и видеонаблюдения, системе оповещения, часах и системе доступа по индивидуальным карточкам сотрудников.
Сообщите о переезде клиентам и партнерам
Когда вы перевозите компанию на новое место, обязательно разместите соответствующее уведомление в старом офисе: это позволит вашим клиентам и партнерам найти вас по новому адресу. Подобного рода объявление, размещенное заранее – признак профессионализма Компании и ответственного отношения к партнерам и клиентам.
Разместите информацию на сайте Компании, в соцсетях и по месту расположения нового офиса: ваши потенциальные клиенты и партнеры смогут заранее узнать о вашем появлении.
Подготовьте и отправьте официальные уведомления клиентам и поставщикам о смене физического (или даже юридического) адреса: это могут быть не просто электронные письма, а креативные открытки, разработанные по индивидуальному дизайну.
Не забудьте про почтовое отделение: стоит заранее уведомить работников почты о сборе (в абонентский ящик) или перенаправлении почтовых отправлений по вашему новому адресу.
Запланируйте День-Х
Есть компании, которым удается организовать и совершить переезд за одни выходные: так Компания сможет избежать приостановки своих бизнес-процессов в течение рабочей недели. Однако если переезд необходимо осуществить именно в рабочий день, то обязательно позаботьтесь о том, чтобы секретарь офиса продолжала принимать звонки и перенаправлять их на телефоны нужных сотрудников или принимать для них сообщения в течение рабочих часов Компании. Можно также оставить отдел продаж в старом офисе в день переезда, создав для него
временные дублирующие рабочие места.
Правильное планирование и необходимые инструменты и материалы для упаковки просто необходимы, когда Компания готовится к переезду. Профессиональная и ответственная команда «АБ-Логистика» поможет вам с решением данных задач, а также непосредственно с упаковкой, выносом, погрузкой, перевозкой, разгрузкой, распаковкой и расстановкой имущества в новом офисе вашей Компании. Наша горячая линия: +7-495-508-6838.