Обычно (и, практически, в один голос) офис-менеджеры говорят о том, что проект по переезду офиса – один из самых сложных для жизнедеятельности компании. Тем не менее, рынок недвижимости диктует свои правила: компании переезжали, переезжают и продолжат переезжать в новые офисные пространства.
В переездах офисов основополагающим становится фактор эффективности. Чтобы проект прошел максимально успешно, профессиональные муверы должны быть исключительно организованы, проактивны и мобильны. Это требует определенного набора навыков и опыта. Мы уверены, что есть 8 действий, благодаря которым компании, оказывающие услуги офисных переездов, поддерживают административных руководителей и владельцев компании в ходе реализации этих сложных проектов, помогают им преодолеть сложности Дня Переезда и сократить расход ресурсов (от времени до финансов).
1.Профессиональные услуги в сборке-разборке мебели
Профессиональные муверы вкладывают ресурсы в подготовку своего персонала в части сборки-разборки и упаковки офисной мебели и аксессуаров. Специализированные компании всегда гарантируют, что мебель заказчика сохранится в целости и сохранности в ходе разборки, упаковки, переезда и сборки на новом месте. Так, как и было задумано ее производителем.
2. Использование инновационного оборудования
Следует обращать внимание на то, каким оборудованием и инструментами пользуется персонал мувинговой компании, если ли в наличии упаковочные материалы и средства защиты для мебели, стеклянных стен и перегородок, лифтовых лобби и лифтов. Количество упаковочного материала и возможность его повторного использования или отправки невостребованного оборудования, мебели и архивов на временное хранение после переезда – вопрос, также требующий особого внимания. Профессиональные муверы дадут четкие рекомендации по количеству и качеству требуемой упаковки.
Такелажные работы – отдельная тема. Перевозка серверных стоек, тяжелого оборудования, ИБП, сейфов и крупногабаритной мебели сопровождается использованием подъемных механизмов. Даже крупногабаритные коробки перемещаются не вручную, а на специальных мобильных тележках. Имущество будет погружено в автомобили с гидробортом и специально закреплено на время переезда.
3. Оказание услуг по ответственному хранению имущества
При необходимости, профессиональные муверы всегда окажут услуги по временному хранению имущества при подготовке ко дню переезда или смогут поддержать заказчика, если строительные работы в новом офисе не завершены вовремя, а старый офис уже необходимо освобождать от мебели. Перевозчик сможет организовать не только хранение, но правильно упакует требуемое имущество и перевезет к себе на склад. Когда новый офис заказчика будет готов принять не только сотрудников, но и имущество, компания-перевозчик в требуемые сроки доставит предметы мебели и оборудование (со склада) по адресу прибытия. До этого момента заказчик может быть спокоен – имущество, в ценности и сохранности, пребывает на складе перевозчика.
4. Совместное планирование действий
Разработка стратегии проведения Дня Переезда заранее снизит уровень стресса и обеспечит плавное перемещение в пространстве всех вовлеченных в проект лиц (и имущества).
Предварительное планирование позволит ответить на такие ключевые вопросы : «как долго продлится переезд», «какие расходные материалы и оборудование потребуются», «когда начать упаковывать вещи». Планирование включает в себя график производства работ и пошаговый план действий.
5. Управление переездом
Компания, оказывающая услуги по переезду, назначает руководителя проекта, который работает с командой заказчика в качестве основного контактного лица. Далее, в проекте принимает участие и курирует основные моменты специалист по логистике и бригадиры на местах.
6. Подготовка старого офиса к возврату арендодателю
После освобождения существующего офисного помещения, заказчик несет ответственность, по договору аренды, за приведение офиса в его первоначальное состояние, за исключением неотделимых улучшений, если иное не согласовано сторонами договора. До этого момента перевозчик должен вывезти, разместить на хранение, переместить в новый офис или отправить на уничтожение все отделочные материалы или отделимые улучшения, такие как шкафы, шторы / жалюзи, стеклянные стены / перегородки и кабельное оборудование. Тогда старый офис будет освобожден от того имущества, которого в нем быть не должно, и заказчик возвратит его в надлежащем состоянии своему бывшему арендодателю.
7. Сокращение объема отходов
Каждый год компании выбрасывают миллионы тонн материалов и электронного оборудования, которое можно было бы подвергнуть вторичной переработке. Компании-перевозчики могут также оказать необходимое содействие в сокращении объема отходов: вы можете передать им для уничтожения оборудование и предметы мебели, бумагу и картон. Часть имущества и бумаги можно будет собрать в специально отведенные контейнеры и вывезти для уничтожения заранее, до Дня Переезда. В любом случае, эта задача может быть с успехом решена.
8. Безопасная перевозка IT-оборудования и IT-переезд
Попытка перевести IT-оборудование без соблюдения определенного алгоритма действий, упаковки, маркировки, защиты и такелажного оборудования может превратить День Переезда в настоящий кошмар. Профессиональные муверы окажут услуги по качественному IT-переезду, безопасно отключив требуемое оборудование, упаковав его, маркировав, переместив в новый офис и установив его в соответствии с планом рассадки. IT-специалистам компании останется только подключить его, и тогда офис максимально оперативно начнет свою работу. При необходимости, услуга IT-переезда может включать в себя полное подключение всего оборудования компании в новую сеть (на новом месте), с учетом плана рассадки и требований от IT-департамента заказчика.